Waarom je offerte niet vanaf een gratis mailadres hoort te komen
Je stuurt een offerte de deur uit. De site staat er netjes bij, het verhaal klopt, de prijs heb je goed doordacht. En dan staat er onder je naam een gratis mailadres van een van de grote aanbieders. Niemand zegt er iets van, want dat doet niemand. Maar er gebeurt wel iets bij de ontvanger, en dat is precies het vervelende: je hoort nooit wat het gedaan heeft.
Een gratis mailadres leest als tijdelijk, ook als je het al jaren gebruikt
Ik heb geen cijfers die laten zien hoeveel opdrachten hierdoor misgaan, en ik denk ook niet dat die bestaan. Dit is dus een mening, geen meting. Maar het patroon is wel te volgen. Een mailadres op een eigen domein zegt: dit bedrijf bestaat, het heeft een plek, iemand heeft het ingericht. Een gratis adres zegt niets. Het kan van een ondernemer zijn die dit al zijn halve leven doet en het kan van iemand zijn die er vorige week aan begonnen is. De ontvanger kan het verschil niet zien, dus vult hij het zelf in.
Bij een klus om de hoek maakt dat waarschijnlijk niets uit. Bij een groter traject, een aanbesteding of een opdrachtgever die je nog niet kent, ligt het anders. Daar wordt je mail vaak eerst gelezen door iemand die alleen maar hoeft te bepalen of jij serieus genoeg bent om door te sturen. Dat is een oordeel dat in een oogopslag valt, op basis van heel weinig informatie. Je adres is een van die weinige dingen.
Het praktische probleem is groter dan het imagoprobleem
De echte reden om het te regelen is minder gevoelsmatig. Een gratis mailadres is niet van jou. Je huurt het, zonder contract, van een partij die de voorwaarden mag veranderen wanneer die dat wil. Stap je over naar een andere aanbieder, dan raak je het adres kwijt. En daarmee raak je meer kwijt dan je denkt.
- Je inlogaccount bij leveranciers, je boekhouding, je verzekering en je bank hangen aan dat adres.
- Klanten die je lang geleden een offerte stuurde, mailen naar het oude adres terug.
- Je hele mailgeschiedenis zit bij een partij waar je verder niets mee hebt.
Met een adres op je eigen domein verhuis je gewoon. Je neemt je domein mee, je zet je mail bij een andere partij neer en je adres blijft precies hetzelfde. Dat is het hele verschil: je bent eigenaar in plaats van gast.
Benieuwd hoe jouw eigen site hierop scoort? Doe de gratis website-check; binnen twee werkdagen heb je mijn persoonlijke rapport.
Als je een domein hebt, heb je waarschijnlijk al mail
Hier valt bij de meeste mensen het kwartje. Je hebt een website, dus je hebt een domeinnaam, dus je betaalt al voor hosting. In vrijwel elk hostingpakket zit mail op je eigen domein er standaard bij. Je hebt het al, je gebruikt het alleen niet. Ik kom dat vaker tegen dan ik zou willen: iemand betaalt netjes voor hosting en onderhoud en mailt ondertussen vanaf een adres dat hij ooit voor iets anders aanmaakte.
Zit het niet in je pakket, dan is het een kleine post. Wat het kost hangt af van wat je verder afneemt; op de prijzenpagina staat wat ik daarvoor reken.
Overzetten hoeft niet in een keer, en dat is de truc
De reden dat mensen dit uitstellen, is de angst dat er mail verdwijnt. Terecht, want een gemiste offerte-aanvraag is duur. Maar je hoeft niet te knippen. Je kunt het gewoon naast elkaar laten lopen:
- Maak het nieuwe adres aan op je domein en zet het in je telefoon en je mailprogramma.
- Laat je oude mailbox bestaan en zet alles wat daar binnenkomt automatisch door naar het nieuwe adres. Je mist dus niets.
- Verstuur vanaf vandaag alles vanaf het nieuwe adres. Zo leren je contacten het vanzelf.
- Werk je adres bij op de plekken waar het staat: je website, je handtekening, je offertes en facturen, je Google-bedrijfsprofiel, je sociale media, je briefpapier.
- Laat de doorstuurregel gewoon staan. Voor altijd, wat mij betreft. Er is geen reden om die ooit uit te zetten.
Een ding om op te letten: nieuwe mail vanaf je eigen domein kan in het begin in de spammap belanden als de instellingen achter je domein niet kloppen. Dat zijn technische regels die aan andere mailservers vertellen dat jij echt namens dat domein mag versturen. Je hostingpartij regelt dat, maar het gebeurt niet altijd vanzelf. Vraag er expliciet naar en stuur jezelf een testmail vanaf een ander adres om het te controleren.
Wat je vanmiddag kunt doen
Zoek de laatste offerte op die je hebt verstuurd en kijk welk adres eronder staat. Staat daar een gratis adres, log dan in bij je hostingpartij en kijk of mail op je domein al in je pakket zit. In veel gevallen is het antwoord ja en is het een kwestie van een adres aanmaken. Kom je er niet uit of weet je niet waar je domein staat, stuur me even een bericht, dan kijk ik mee.