AI en je klantgegevens: wat plak je erin en wat niet
Er ligt een mail van een klant die je even niet zo goed uitkomt. Hij is geïrriteerd, of hij vraagt iets waar je zo geen antwoord op hebt, en je wilt het netjes formuleren. Dus je selecteert de hele mail, plakt hem in een AI-chat en vraagt om een vriendelijk antwoord. Naam erin, adres erin, wat hij besteld heeft en waarom het misging. Even later heb je een tekst die beter loopt dan wat je zelf had getypt.
Dat is niet meteen een ramp. Maar het is wel iets om bewust te doen in plaats van per ongeluk. Het verschil zit hem niet in of je AI gebruikt, maar in wát je erin plakt.
Bij de gratis versies is je invoer geen privégesprek
Bij de gratis consumentenversies van de bekende AI-tools wordt wat je invoert vaak gebruikt om de modellen verder te trainen. Dat staat gewoon in de voorwaarden, maar bijna niemand leest die en de instelling staat meestal standaard aan. Je klant heeft je zijn gegevens gegeven zodat jij je werk kunt doen, niet om ergens in een trainingsset terecht te komen.
Bij gewone contactgegevens is dat vervelend maar overzichtelijk. Gaat het over gezondheid, een financiële situatie of iets anders gevoeligs, dan liggen de privacyregels strenger en is dit niet iets waar je losjes mee omgaat. Mijn eigen vuistregel als ik twijfel: dan plak ik het niet.
Vraag om de vorm, niet om het dossier
Het punt dat mensen vaak missen: voor het soort hulp dat je wilt, zijn die persoonsgegevens helemaal niet nodig. Je vraagt om een toon, een opbouw, een manier om iets vervelends beleefd te zeggen. Daar heeft een taalmodel geen achternaam of huisnummer voor nodig.
- Vervang namen door "de klant" en "het bedrijf".
- Laat adressen, bedragen, dossiernummers en bijlagen eruit.
- Vraag om een opzet of een herschrijving van jouw tekst, niet om een compleet antwoord op basis van het dossier.
Het kost je nauwelijks extra moeite en het antwoord wordt er niet slechter van. Vaak zelfs beter, omdat je gedwongen wordt zelf te bepalen wat de kern van de vraag is.
Benieuwd hoe jouw eigen site hierop scoort? Doe de gratis website-check; binnen twee werkdagen heb je mijn persoonlijke rapport.
De AI-verordening gaat over iets anders dan wat jij erin plakt
Hier lopen twee dingen door elkaar. Vanaf 2 augustus 2026 gelden de transparantieregels van de Europese AI-verordening, artikel 50. Een chatbot moet dan duidelijk maken dat je met AI praat, tenzij dat al overduidelijk is, en AI-gegenereerde tekst, beeld, audio en video moeten machinaal leesbaar gemarkeerd zijn als kunstmatig gemaakt. Voor generatieve AI-systemen die al vóór 2 augustus 2026 op de markt waren, geldt die markeringsplicht pas vanaf 2 december 2026.
Die regels liggen vooral bij de aanbieders van AI-systemen, en ze zijn relevant voor jou zodra je zelf een chatbot op je site zet. Ze gaan alleen niet over wat jij in een chatvenster plakt. Daarvoor gelden gewoon de privacyregels die er al jaren zijn. Ik zeg dit omdat ik ondernemers "dat is nu geregeld in die AI-wet" hoor zeggen over precies het onderdeel dat er niet in staat.
Doe je het vaker, zet dan het trainen uit
Werk je regelmatig met klantgegevens, dan is de gratis versie niet de plek. De zakelijke en betaalde varianten hebben doorgaans een instelling waarmee je invoer niet voor training gebruikt wordt, en bij team- en bedrijfsabonnementen staat die vaker standaard goed. Zoek hem één keer op in de instellingen, zet hem aan of uit zoals het hoort, en noteer voor jezelf welke tool je waarvoor gebruikt.
Wat ik daarbij aanraad is niet meer regels bedenken, maar één plek waar je afspreekt wat er wel en niet in mag. Twee zinnen op papier is genoeg voor een eenmanszaak. Heb je personeel of een stagiair die meeschrijft aan offertes, dan is het echt nodig, want zij bedenken die grens anders zelf. Als je AI serieus in je werk wilt inbouwen in plaats van er af en toe iets in te plakken, kijk dan naar AI-automatisering: dan regel je de gegevensstroom meteen goed in plaats van achteraf.
Wat je vanmiddag kunt doen
Open de AI-tool die je het meest gebruikt en scrol door je laatste vijf gesprekken. Staat er ergens een volledige naam, een adres, een factuurnummer of een doorgestuurde klantmail in? Verwijder dat gesprek en zoek meteen in de instellingen waar het trainen op jouw invoer uitgezet kan worden. Dat is zo gebeurd.
En houd daarna deze vraag aan voordat je iets plakt: zou ik deze tekst ook op een prikbord in de supermarkt hangen? Zo niet, haal er dan eerst de namen uit. Loop je ergens tegenaan of twijfel je of iets kan, laat het me weten en dan kijk ik met je mee.